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11.01.2021: Auf den Punkt gebracht - 3 Tipps für Datenpräsentationen
Wann hast Du das letzte Mal Zahlen präsentiert? Musst Du das regelmäßig machen und fällt es Dir immer wieder schwer, Deine Erkenntnisse auf den Punkt zu bringen und überzeugend zu vermitteln?
Wäre es nicht schön, wenn Du ein System hättest, das Dir dabei hilft, die Quintessenz aus Deiner Analyse zuverlässig herauszufinden? Ein System, das Dir zeigt, wie Du zur optimalen Datenpräsentation kommst?
“Numbers have an important story to tell. They rely on you to give them a clear and convincing voice”
– Stephen Few, Datenvisualisierungsexperte
Ich möchte Dir heute 3 konkrete Tipps an die Hand geben, wie es Dir leichter fällt, aus Deinem Analyseergebnis das Wichtigste herauszufiltern und zu präsentieren.
Als ich noch im Bereich Finanz- und Vertriebscontrolling tätig war, erging es mir anfangs so: Ich hatte echt gute Auswertungen mit Excel erstellt. Soll-Ist-Vergleiche, Hochrechnungen, Abweichungsanalysen, Investitionsanalysen, Produktpreiskalkulationen etc.
Als ich aufgefordert wurde, meine Erkenntnisse zu präsentieren, machte ich folgendes:
Ich präsentierte einfach die kompletten Zahlentabellen. Ich dachte mir damals, wenn ich alles zeige, dann ist für jeden etwas dabei und ich kann nichts vergessen. Für Rückfragen habe ich dann auch gleich alles am Bildschirm.
Wie komplett am Punkt vorbei war diese vermeintliche “Sicherheitspräsentation”.
Ich machte damals drei fatale Fehler:
1. Ich hatte das Zielpublikum nicht berücksichtigt.
Es macht einen großen Unterschied, ob Du die Zahlen dem Vorstand (wenig Details) oder einem Abteilungsleiter, welcher die genauen Details wissen möchte, präsentierst.
Tipp 1: Der erste Schritt ist immer die Zielgruppe zu betrachten. Abhängig von dieser, bestimmst Du dann den Inhalt Deiner Präsentation.
2. Ich hatte keine zentrale Botschaft aus dem Analyseergebnis.
Als ich mit meiner Präsentation fertig war, kam folgende Frage aus dem Publikum: Und was heißt das jetzt konkret? Diese Frage ist so ziemlich das schlimmste, was Dir passieren kann und noch schlimmer, wenn Du keine Antwort darauf hast.
Tipp 2: Diese Frage musst Du unbedingt mit Deiner Präsentation beantworten. Am besten schreibst Du die zentrale Botschaft auf jede einzelne Folie links oben als Überschrift. Somit weißt nicht nur Du, sondern auch Dein Publikum, worum es geht und was das Ergebnis zu bedeuten hat.
3. Ich hatte Zahlentabellen statt Diagramme präsentiert.
Wenn Du Zahlentabellen präsentierst, dann hast Du schon verloren. Das Publikum beginnt nämlich im Gedanken zu kalkulieren, will herausfinden, worum es geht und fängt an Fragen zu stellen. Und dann beginnen die sinnlosen Diskussionen und am Ende bist Du mit Deiner Präsentation irgendwo, aber nicht da, wo Du hinwolltest.
Tipp 3: Zahlentabellen in Präsentationen sind ein no-go. Zahlen musst Du immer visuell mit einem geeigneten Diagramm und einer passenden Story vermitteln.
Beherzige diese 3 Tipps und Deine Datenpräsentationen werden ein Erfolg!
Ich wünsche Dir alles Gute,
Joe
PS: Visualisierung des Tages
13.01.2021: Storytelling JA oder NEIN? - Die 4 Arten von Präsentationen
Du bist Dir nicht immer sicher, welche Präsentationsmethode geeignet ist, um Deine Zahlen bestmöglich zu vermitteln? Weißt Du, wann Storytelling notwendig ist und wann nicht? Wenn Du Zahlen präsentieren musst, stellt sich immer die Frage, welche Art der Präsentation am besten geeignet ist.
Stell Dir vor, Du hast ein Analyseergebnis vorliegen, dass Du präsentieren musst. Wie wäre es, wenn Du eine praktische Anleitung hättest, um rasch herauszufinden, welche Art von Präsentation am besten geeignet ist? Wäre das nicht sehr hilfreich?
“There have been great societies that did not use the wheel, but there have been no societies that did not tell stories”
-Ursula K. Le Guin, Amerikanische Autorin
Ich habe lange nicht realisiert, dass es wirklich wichtig ist, sich über die Art der Präsentation Gedanken zu machen. Ich habe einfach alles auf die gleiche Art und Weise präsentiert, egal ob das Thema einfach, umfangreich oder komplex war. Jetzt verstehe ich erst, warum es oft sehr fragwürdige Gesichter in meinen Vorträgen gab. Oh Schande, es tut mir leid
.
Damit es Dir nicht so ergeht wie mir, möchte ich Dir heute die 4 Arten von Präsentationen vorstellen und Tipps geben, wie Du herausfindest, wann welche Art am besten geeignet ist. Du erfährst auch, wann die Technik des Storytellings Sinn macht und wann nicht.
Die vier Präsentationsarten:
1. Der Bericht
Wenn Du Dein Publikum nur informieren möchtest, z.B. Quartalsbericht, Projektstatusbericht etc., dann reicht ein Bericht. Du brauchst hier keine Story erzählen, die Zahlen dienen nur zur Information. Aber denke daran, wenn es eine Live Präsentation ist, die Zahlen immer zu visualisieren und niemals Tabellen mit Zahlen präsentieren!
2. Die Erklärung
Wenn Du mit Deiner Präsentation Wissen vermitteln möchtest, dann brauchst Du eine Erklärungspräsentation. Du musst die Daten so aufbereiten, dass Du diese mit der Präsentation sehr gut erklären kannst. Beispiele für diese Art sind Kochrezepte, Produktanleitungen und jede Art von Schulungen und Trainings. Auch hier ist Storytelling nicht notwendig.
2. Der Pitch
Du brauchst den “Pitch”, wenn Du mit Deiner Präsentation eine Problemlösung aufzeigen willst. Der “Pitch” ist nichts anderes, als die Lösung eines Problems kurz und knackig auf den Punkt gebracht. Zu dieser Art zählen beispielsweise ein Verkaufsslogan oder eine bestimmte Message bei der Produkteinführung. Storytelling ist hier nicht notwendig.
4. Das Drama
Wenn Du mit Deiner Präsentation die Überzeugungen und Glaubensätze des Publikums verändern willst, dann brauchst Du eine gute und überzeugende Geschichte. Ohne Storytelling ist das kaum möglich. Diese Art brauchst Du immer dann, wenn es sich um komplexe Sachverhalte handelt. TED Talks aber auch eine Kirchenpredigt fallen unter diese Art der Präsentation. Im Geschäftsleben könnte es beispielsweise um eine Investitionsentscheidung gehen.
Noch ein Tipp:
Damit Du die richtige Art der Präsentation herausfindest, brauchst Du Dir nur die folgende Frage zu stellen:
Wie sollte sich das Verhalten des Publikums verändert haben, nachdem die Präsentation vorbei ist? Stell Dir also folgende Frage. Soll das Publikum:
- nur informiert werden (Bericht),
- soll Wissen vermittelt werden (Erklärung),
- soll das Verhalten geändert werden (Pitch) oder
- sollen Überzeugungen und Glaubenssätze verändert werden (Drama, Storytelling)?
Nachdem Du diese Frage klar beantwortet hast, weißt Du, welche Art der Präsentation geeignet ist.
Alles Gute für Deine Präsentationen wünscht Dir,
Joe
PS: Visualisierung des Tages
15.01.2021: Du willst keine Geschichten erzählen, aber warum Du es trotzdem tun solltest - In 4 Schritten zur Datenstory
Möchtest Du komplexe Sachverhalte vermitteln, kommst Du mit einer konventionellen Präsentationstechnik nicht weit. Angenommen, Du musst Dein Publikum davon überzeugen, eine große Investitionsentscheidung zu treffen.
Das ist nicht einfach und ohne jede Menge Überzeugungskraft wirst Du das nicht schaffen. Wie stellst Du das am besten an?
Wie wäre es, wenn es eine Anleitung gäbe, welche Dir Schritt für Schritt zeigt, wie Du Deine Datenpräsentation gestalten musst, damit daraus eine spannende und überzeugende Geschichte wird?
“We are, as a species, addicted to stories. Even when the body goes to sleep, the mind stays up all night, telling itself stories”
-Jonathan Gottschall, Amerikanischer Literaturwissenschaftler
Ich habe mit meinen Daten früher nie aktiv eine Geschichte erzählt. Aber irgendwann realisierte ich, dass ich unbewusst dem Publikum immer eine Geschichte erzählte. Jedes Mal, wenn ich ein Diagramm präsentierte, vermittelte dieses an sich schon eine Geschichte.
Das Problem war nur, jeder einzelne im Publikum reimte sich seine eigene Geschichte zusammen, die meist nicht der entsprach, wie ich sie mir vorstellte. Das führte natürlich zu großen Missverständnissen und manchmal auch zu Unmut, weil jeder wollte mit seiner eigenen Geschichte recht haben. So entstehen übrigens die sinnlosen Diskussionen in Meetings
.
Das waren die Momente, wo mir bewusst wurde, dass ich aktiv meine Geschichte überzeugend erzählen muss, um Erfolg zu haben.
Wie kriegst Du das nun mit der Datengeschichte in den Griff?
Du brauchst einen Bauplan für Deine Erzählung. Im Grunde ist die Erzählstruktur ähnlich wie bei jeder Geschichte. Es gibt einen Anfang, Mittelteil und ein Ende.
Heute zeige ich Dir eine bewährte Methode, wie Du in 4 Schritten Deine Datengeschichte entwickeln kannst.
Die Data-Story Erzählstruktur:
1. Ausgangslage
Im ersten Schritt erzählst Du alles, was an Information notwendig ist, um die aktuelle Situation zu verstehen. Um wen oder was geht es und dann “hakst” Du beim Problem ein.
2. Das Problem verstehen
Der zweite Schritt beim Erstellen der Datenstory besteht darin, alle notwendigen Details zu vermitteln, damit das Problem vom Publikum auch tatsächlich verstanden wird. Der Detaillierungsgrad hängt vom Zielpublikum ab!
Faustregel:
- Analyst, Fachpersonal: So viele Details wie möglich
- Business Manager: So wenig wie möglich, so viel wie nötig Details
- Entscheider, Vorstand: Wenig bis keine Details
3. Aha Moment
Nachdem das Publikum die notwendigen Details kennt, sollte es zu einem sogenannten “Aha Moment” kommen. Das Publikum soll das Hauptproblem erkennen und verstehen. Für gewöhnlich kommt an dieser Stelle dann die Frage: “und was jetzt?” Dann geht es weiter zum letzten Schritt.
4. Lösung und nächste Schritte
Bei Storytelling mit Daten ist der letzte Schritt ein ganz entscheidender. Du präsentierst immer mögliche Optionen oder Empfehlungen für eine Lösung. Mit diesem Schritt versetzt Du das Publikum in die Lage, eine Entscheidung treffen zu können.
Wie hört sich dieser Bauplan für eine Datengeschichte für Dich an?
Weitere Informationen und ein praktisches Beispiel findest Du im Ebook und im Online Kurs.
Auf großartige Datengeschichten,
Joe
PS: Visualisierung des Tages
18.01.2021: Die genialsten Dinge sind immer einfach! - Die 3 goldenen Regeln
Kennst Du das, Du betrachtest ein Diagramm und hast im ersten Moment überhaupt keine Ahnung, worum es da geht? Fällt es Dir selbst vielleicht auch manchmal schwer, das Diagramm so einfach wie möglich zu gestalten?
Ich kann Dich beruhigen, es gibt ganz klare Regeln, denen Du einfach nur stur folgen musst, um zu einem Diagramm zu kommen, welches nur jene Elemente enthält, die wirklich notwendig sind.
“Lieber Freund, entschuldige meinen langen Brief, für einen kurzen hatte ich keine Zeit”
-Charlotte von Stein, Hofdame
Es gibt nichts Unangenehmeres als ein Diagramm zu präsentieren, welches niemand versteht. Zu Beginn meiner Karriere habe ich öfters diese Erfahrung machen müssen. Es war oft sehr mühsam ein komplexes Diagramm verständlich zu erklären. Am Ende brauchte ich die ganze Präsentationszeit dafür, um die vielen Fragen vom Publikum zu beantworten. Aber für das, was ich eigentlich vermitteln wollte, hatte ich keine Zeit mehr.
Damit Du diese negative Erfahrung nicht machen musst, habe ich heute für Dich die 3 zentralen “Entstörungsregeln” für Diagramme im Gepäck mit dabei. Halte Dich an diese Regeln und Deine Visualisierungen werden einfach und verständlich.
Regel 1: Überflüssige Daten entfernen
Es darf kein Element im Diagramm geben, welches nicht unbedingt notwendig ist.
Regel 2: Fasse weniger wichtige Daten immer zusammen
Beispielsweise die kleinen Kundenumsätze zusammenfassen unter “Sonstige Kunden”.
Regel 3: Separiere überlappende Daten
Hast Du viele Datenreihen und überschneiden sich diese im Diagramm (Linien), dann empfiehlt es sich separate Diagramme pro Datenreihe zu erstellen.
Berücksichtige diese 3 Regeln und das Publikum wird Deine Diagramme lieben!
Auf klar verständliche Diagramme,
Joe
PS: Visualisierung des Tages
20.01.2021: Das Publikum braucht Führung! - 3 Tipps für die Aufmerksamkeit
Sind Dir schon einmal Diagramme untergekommen, wo Du beim ersten Blick nicht weißt, wo Du eigentlich hinschauen sollst? Kennst Du die Methoden, wie Du die Aufmerksamkeit des Publikums gezielt lenken kannst?
Es gibt ganz konkrete Instrumente, um Diagramme für die Kommunikation optimal zu gestalten.
“Derjenige, der zwei Hasen gleichzeitig jagt, wird keinen davon fangen”
– Konfuzius, chinesischer Philosoph
In einer meiner Präsentationen hatte ich ein Diagramm mit sehr viel Grün- und Rottönen. Für die korrekte Interpretation des Diagramms waren diese Farben sehr wichtig (positiv, negativ).
Was ich leider nicht wusste und auch nicht bedacht hatte war die Tatsache, dass es zwei Personen im Publikum gab, welche Farbenblind waren. Das bedeutet, diese Personen haben Schwierigkeiten, Grüntöne von Rottönen zu unterscheiden. Das war mir eine Lehre fürs Leben, seitdem verwende ich Orange und Blau statt Rot und Grün.
Die Zauberformel, um die Aufmerksamkeit zu lenken, heißt: Präattentive Merkmale.
Die drei wirkungsvollsten Merkmale sind:
Farbe
Größe
Anordnung
Bewusst und gekonnt in Visualisierungen eingesetzt, ermöglichen Dir diese drei Merkmale, Dein Publikum „bei der Hand zu nehmen“ und durch die Visualisierung zu führen. Die Aufmerksamkeit wird stets auf das Wesentliche zu einem gegebenen Zeitpunkt gelenkt.
Vernachlässigst Du diese „visuelle Führung“ Deines Publikums, endet das meist in fragwürdige und überforderte Gesichter mit letztendlich abruptem Abwürgen der Aufmerksamkeit.
Danach folgt meist ein unauffälliger Schlummerschlaf 
von einigen Teilnehmern (ab Reihe 3).
Willst Du das vermeiden, setze die präattentiven Merkmale richtig und sinnvoll ein.
Auf ein aufmerksames Publikum,
Joe
PS: Visualisierung des Tages
22.01.2021: Bist Du bereit für die Zukunft? - Glück ist, wenn Gelegenheit auf Bereitschaft trifft
Es ist vollbracht! Ich darf Dir heute die Neuauflage des Kurses “Daten Visualisierung & Storytelling” präsentieren.
Über die letzten zwei Wochen habe ich Dir einen kleinen Einblick in die Welt von Storytelling mit Daten gegeben. Ich hoffe Du erkennst jetzt den großen Nutzen, wenn Du über solide Fähigkeiten in Daten Visualisierung und Storytelling verfügst.
Neben meiner praktischen Erfahrung im Job, habe ich in den letzten Jahren sehr, sehr viel an Informationen, Literatur und Material zu diesem Thema gesammelt und studiert. Was mir fehlte, war ein sehr guter Grundlagenkurs auf Deutsch. Darüber hinaus sollte das Thema einfach und schnell zum Erlernen sein. Ein gut strukturierter Kurs ist dafür unbedingt Voraussetzung.
Kennst Du das Gefühl, Du lernst etwas Neues in der Theorie, kannst Dir aber beim besten Willen nicht vorstellen, wie Du das in der Praxis anwenden sollst? Das ist ein Punkt, der mich bei vielen Lernangeboten sehr stört, der fehlende Praxisbezug.
Praxisrelevantes Lernen macht den Unterschied!
Deshalb habe ich mir die Mühe gemacht, all mein Wissen über dieses Thema anhand eines praktischen Beispiels zu vermitteln.
In der Neuauflage habe ich vor allem praktische Beispiele ergänzt und somit für Dich das Angebot an best practice Beispielen deutlich ausgebaut. Aus Erfahrung weiß ich, wenn man sich an einer Vorlage orientieren kann, tut man sich bei seinem eigenen Projekt viel leichter.
Lernen muss darüber hinaus auch unbedingt Spaß machen, deshalb gibt es im Online Kurs humorvolle Anekdoten über die Schnüffelratte Bobby und Quizze.
Aber nun genug der Worte, schau Dir das nachfolgende Video an, um einen Einblick in die Kursinhalte zu bekommen.
Nutze noch heute bis 23:59 Uhr die Gelegenheit des reduzierten Preises, denn
“Glück ist, wenn Gelegenheit auf Bereitschaft trifft!”
Viel Spaß und alles Gute!
PS: Visualisierung des Tages:
Spreadmind