Wenn Du der Meinung bist, dass die Visualisierung von Zahlen für Präsentationen nur Zeitverschwendung ist und nichts bringt, dann möchte ich Dich mit diesem Artikel vom Gegenteil überzeugen.

Wenn Du Tabellen mit Zahlen in Deiner Präsentation zeigst, ist das aus folgenden Gründen sehr problematisch:

1. Das Publikum ist verwirrt

Es gibt zu viele Informationen, das Publikum weiß nicht, wo es hinschauen soll und was wichtig ist. Mit dem Zeigen von Zahlentabellen fordern wir unbewusst das Publikum auf, die Daten zu analysieren. Die Menschen beginnen dann im Gedanken zu kalkulieren und wollen krampfhaft herausfinden, worum es überhaupt geht.

Wenn wir in einer Präsentation das Publikum auffordern die Zahlen zu analysieren, dann haben wir schon verloren, denn das Publikum wird zu sehr unterschiedlichen Erkenntnissen kommen.

Stimmen diese Erkenntnisse nicht mit unseren überein, dann werden wir es schwer haben, das Publikum von ihrer Meinung wieder abzubringen.

2. Das Publikum beginnt Fragen zu stellen

Angenommen Du präsentierst die Umsätze des abgelaufenen Jahres in einer Tabelle.

Umsatztabelle

Abbildung 1: Umsatztabelle pro Quartal aktuelles Jahr

Es ist oft so, dass irgend jemand aus dem Publikum einen bestimmten Wert anvisiert und dann alles dazu wissen möchte. 

Und dann geht es los, es wird minutenlang hektisch herumdiskutiert. Und nach 10 Minuten bist Du mit der Diskussion irgendwo, nur nicht mehr bei dem, was Du eigentlich vermitteln wolltest.

Das kommt leider sehr häufig vor und es ist nicht die Schuld des Publikums, warum das Meeting schiefläuft, sondern die des Präsentators. Mit dem Zeigen einer Zahlentabelle forderst Du immer (natürlich unbewusst) die Leute auf, die Zahlen zu analysieren.

Möchtest Du das Publikum zu einer Entscheidung hinführen, dann erzeugen diese vielen Fragen und sinnlosen Diskussionen Zweifel und Unsicherheit. Eine Entscheidung herbeizuführen wird dann meist unmöglich.

Effektive Visualisierungen, welche die zentrale Botschaft aus Deiner Analyse unmissverständlich zeigen, kommunizieren genau das, was das Publikum verstehen soll. Es bleiben dann oft nur ganz wenige Fragen offen, weil sie den Punkt, worauf es ankommt, verstanden haben. Ohne viel zu diskutieren kann das Publikum dann eine Entscheidung treffen, welche das Unternehmen wieder einen Schritt nach vorne bringt.

Werden aber Entscheidungen durch schlechte Datenpräsentationen hinausgezögert, kostet das nicht nur Zeit und Nerven, sondern am Ende auch viel Geld. Und dass nur, weil jemand sich nicht die Mühe macht, Zahlen anständig in visueller Form für eine Präsentation aufzubereiten. Das ist fahrlässig.

Nicht immer ist das Ziel einer Datenpräsentation, das Publikum zu einer Handlung oder Entscheidung aufzufordern. Manchmal dient die Präsentation einfach nur zur Information (siehe Abbildung 1). Aber auch dann gilt, niemals Zahlentabellen präsentieren. Es macht auch keinen Sinn etwas zu präsentieren, wo es nichts zu sagen gibt.

Aber Zahlen, auch wenn diese nur zur Information dienen, haben meist eine Story, die es Wert ist, erzählt zu werden.

Also halte Ausschau und analysiere Deine Daten ganz genau in Hinblick auf Muster, Auffälligkeiten, ungewöhnliche Werte, Entwicklungen usw. und finde die Story hinter den Daten.

Bei unserem Beispiel in Abbildung 1 gibt es für das gute Ergebnis in Q3 bestimmt eine Geschichte zu erzählen, wie könnte diese lauten? Eine weitere Analyse für Q3 würde sicher aufschlussreich sein.

Erst wenn Du eine Story zu Deinen Zahlen hast, macht es Sinn diese auch zu präsentieren, aber natürlich nur mit einer geeigneten Visualisierung.

Und wenn Du keine Story findest? Dann gibt es keine Präsentation!

Warum finden wir so oft Tabellen mit Zahlen in Präsentationen?

Es gibt einige Gründe dafür:

1. Wir haben es in der Schule nicht gelernt. Ich habe Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Controlling und Informationswissenschaften studiert, aber es gab damals keinen einzigen Kurs, wie man Finanz- und Geschäftsdaten visuell sinnvoll aufbereitet. Das ist echt traurig. Mühsam und in Eigeninitiative habe ich mir dieses so wertvolle Wissen selbst über die vielen Jahren im Berufsleben beigebracht. Erst seit einigen Jahren sieht man die vermehrte Aufnahme dieses wichtigen Themas in betriebswirtschaftlichen Studienplänen.

2. Man glaubt alle Zahlen präsentieren zu müssen damit es transparent ist. Transparenz ist gut und schön, müssen dafür aber alle Zahlen in der Präsentation sein? Sicher nicht. Oft möchte man damit auch nur zeigen, wie viel Arbeitszeit in die Analyse und Auswertung investiert wurde.

3. Wenn alle Zahlen in der Präsentation vorhanden sind, dann kann sich das Publikum die für sie relevanten Zahlen herauspicken. An dieser Stelle sei gesagt, es ist klar zwischen Präsentation und Dokumentation zu unterscheiden. Das sind zwei völlig unterschiedliche Kommunikationsformen. Du kannst das vollständige Zahlenwerk als Anhang-Dokument mitliefern, aber niemals präsentieren.

4. Es ist der einfachste und schnellste Weg, um von einer Zahlentabelle zu einer Präsentation zu kommen. Man kopiert die Zahlentabelle einfach in das Präsentationstool, fertig. Und außerdem hat niemand die Zeit, Zahlen visuell aufzubereiten, da gibt es doch wichtigeres zu tun, oder? Wenn Du Zahlen präsentieren musst, dann gibt es nichts Wichtigeres, als diese Zahlen visuell effektiv aufzubereiten!

5. Ich bin Abteilungsleiter, Controller, Führungskraft, Entscheidungsträger etc. und möchte nicht Grafikdesign oder Programmieren lernen. Außerdem habe ich nicht die Zeit, um mir dieses Wissen anzueignen.

Die Hersteller von Visualisierungssoftware behaupten, Du brauchst eine spezielle Software, BI-Tools oder Programmierkenntnisse, um effektive Visualisierungen erstellen zu können.

Dazu fällt mir folgendes ein:

Niki Lauda hat in einem seiner letzten Interviews gesagt: „Der Neid ist ein Hund“. In der Steiermark sagen wir dazu: „Neid is wos Schiachs“.

Diese Softwarehersteller hassen Microsoft Office und wollen Dir einreden, dass Du ihre Tools für effektive Datenvisualisierung brauchst.

In Wahrheit brauchst Du nur das, was Du bereits auf Deinem Computer hast, nämlich Excel und PowerPoint. Und die gute Nachricht ist, Du musst nicht Programmieren lernen, um damit effektive Diagramme erstellen zu können. Es lässt sich alles mit den Standardfunktionen umsetzen.

Und was Du noch brauchst: Einen praktischen Ansatz, wie Du das richtige Diagramm für Deine Daten findest und effektiv gestalten kannst.

Um Zahlen effektiv präsentieren zu können, müssen wir uns bewusst machen, dass das nur mit einer visuellen Kommunikation möglich ist.

Zahlen müssen visuell kommuniziert werden

Es geht um die effektive Vermittlung dessen, was uns die Zahlen sagen wollen

Datenvisualisierung ist die Sprache der Daten

Für viele Menschen ist am Anfang die größte Hürde herauszufinden, welcher Diagrammtyp für welche Art von Daten am besten geeignet ist.

Wenn Du Dir diverse Datenvisualisierungsbücher oder Internetseiten zu diesem Thema anschaust, wird meistens empfohlen, dass Du die Visualisierung abhängig von der Beziehung der Datenelemente (Vergleich, Zusammensetzung, Verteilung, Beziehung zueinander) wählen sollst.

Das mag durchaus für Visualisierungen im wissenschaftlich/technischen Bereich und vor allem in der erforschenden Datenanalyse zutreffen.

Aber für die Kommunikation mit Daten (Storytelling mit Daten) hat sich ein anderer Ansatz als viel effizienter herausgestellt.

Die Entscheidung, welcher Diagrammtyp am besten geeignet ist, hängt beim Kommunizieren mit Daten von der zentralen Botschaft ab.

Ich bezeichne das als den “Story-basierten Visualisierungsansatz”.

Die zentrale Botschaft, welche vermittelt werden soll, ist die Schlagzeile Deiner Datenpräsentation. Du musst Dir diese wie Schlagzeilen in Tageszeitungen vorstellen. Die Schlagzeile ist eine auf den Punkt gebrachte Zusammenfassung der Story.

Wenn Du auf jeder Präsentationsfolie die zentrale Botschaft als Überschrift hinschreibst, dann weißt Du und Dein Publikum ganz genau, welche Botschaft mit dieser Folie vermittelt werden soll.

Jetzt fragst Du Dich wahrscheinlich, wie Du auf die zentrale Botschaft kommst? Eine Schritt für Schritt Anleitung, anhand eines praktischen Beispiels, findest Du in meinem eBook.

Wenn Du die zentrale Botschaft formuliert hast, dann folgst Du dem klar strukturierten, Story-basierten Visualisierungsansatz.

Es hat sich herausgestellt, dass es im Finanz- und Geschäftsbereich bestimmte Story-Kategorien gibt, nach denen sich die zentrale Botschaft einteilen lässt. Daraus kann dann gezielt der am besten geeignetste Diagrammtyp abgeleitet werden.

Story-Kategorien im Finanz- und Geschäftsbereich

Einzelwert-Story

Digrammtypen, welche geeignet sind um eine einzige Zahl darzustellen

Umfrage-Story

Diagrammtypen, welche optimal für die Auswertung von Fragebögen/Umfragen geeignet sind.

Trend-Story

Diagrammtypen, für die Darstellung von Entwicklungen über die Zeit.

Benchmark-Story

Diagrammtypen, welche zeigen, ob wir besser oder schlechter als der Durchschnitt sind.

Vergleichs-Story

Diagrammtypen, die zum Vergleich von Werten mit anderen Werten geeignet sind.

Beitrags-Story

Diagrammtypen, welche von einem Anfangs- bis zu einem Endwert die einzelnen Segmente aufschlüsseln.

Anteils-Story

Diagrammtypen, welche die Einzelteile von einem Ganzen aufsplitten und darstellen können.

Abhängigkeits-Story

Diagrammtypen, welche Abhängigkeiten darstellen. Wie verändert sich ein Wert abhängig von einem anderen Wert?

Hast Du die richtige Kategorie für Deine zentrale Botschaft gefunden, suchst Du dir dann das in dieser Kategorie passende Diagramm aus.

FAZIT

Zahlentabellen in Präsentationen sind ein no-go

Zahlen müssen immer visuell anhand einer Story und der dazu passenden Grafik vermittelt werden.

Du brauchst keine Spezialkenntnisse, um die Fähigkeit zu entwickeln, Daten visuell sinnvoll aufzubereiten. Excel und PowerPoint sind perfekte Partner für diese Aufgabe.

Mithilfe des

  • klar strukturierten,
  • schnell und einfach erlernbaren

Story-basierten Visualisierungsansatzes wirst Du folgendes erreichen:

 

  • Klarheit erlangen über die zentrale Botschaft in Deinen Auswertungen.
  • Die Fähigkeit entwickeln, das am besten geeignetste Diagramm zu finden, um Deine zentrale Botschaft effektiv kommunizieren zu können.
  • Mit der Zeit eine Vorlagenbibliothek an Visualisierungen aufbauen, mit denen Du vertraut bist und welche für das Storytelling mit Daten optimal geeignet sind.
  • Bei Deinem Vorgesetzten mächtig Eindruck schinden.
  • Die besten Voraussetzungen schaffen, um den nächsten Karrieresprung zu machen.
  • Jede Menge Zeit, Frustration und Geld sparen.

Passender Kurs

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Datenvisualisierung & Storytelling – Basics

Von den Daten zur Datenstory

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